In diesem Blog geht es um Interne Kommunikation. In allen ihren Facetten. Mit aktuellen Beispielen. Mit besonderem Augenmerk auf moderne Trends.
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Postende Mitarbeiter brauchen Begleitung
Interne Social Media sind eine gute Sache - für abteilungsübergreifende und projektbezogene Zusammenarbeit sowie fürs Wissensmanagement. Genau definierte Regeln und Anwendungsfälle sollten vor der Einführung kommuniziert und darüber hinaus der laufende Umgang damit begleitet werden.
IT-Änderungen sind als knifflige Change Management-Projekte bekannt. Ähnliche Voraussetzungen sollten bei der Einführung von neuen Online-Kommunikationsformen wie Internen Social Media gelten.
Die Mitglieder des Projektteams eines solchen Einführungsprojekts sind klassischerweise die Kommunikations-Abteilung, die IT-Abteilung und die Personalabteilung. Eine ihrer wesentlichsten Aufgaben: Sie sollten so früh als möglich andere Abteilungen und stufenweise die Gesamtheit der MitarbeiterInnen miteinbeziehen. Angesichts der Komplexität des Themas empfiehlt sich auch die Einbindung eines externen Beraters: um für das Unternehmen wesentliche strategische Ziele nicht aus den Augen zu verlieren und Erfahrungen aus anderen ähnlichen Projekten zu nützen.
Es geht darum alle mit einzubeziehen
Die Oesterreichische Kontrollbank (OeKB) zum Beispiel machte die Einführung des neuen SharePoint-basierten Intranets zu einem Projekt, bei dem die Vermittlung des individuellen Nutzens für jede und jeden einzelnen im Fokus stand.
Der – vom Projektteam entwickelte – Titel war Programm: „MOPS“ steht für „Miteinander online produktiv sein“. Dem Projektteam gehörten MitarbeiterInnen der Kommunikations-, der IT- und der Organisations-Abteilung an. Die Implementierung gelang zur allseitigen Zufriedenheit dank zahlreicher Feedback-Schleifen und intensivem Schulungsprogramm. Drei Projektteam-Mitglieder waren intensiv mit Feedback-Management und Abstimmungsprozessen befasst. In allen Abteilungen der OeKB wirkten eigene „MOPS“-Verantwortliche als Promotoren des neuen Intranets. Auf stufenweise Trainings folgte ein Einführungs-Event für alle MitarbeiterInnen und in regelmäßigen Abständen veranstaltete „MOPS“-Frühstücke, bei denen die MOPS-Verantwortlichen untereinander und mit dem Projektteam Erfahrungen austauschten.
Externe Begleitung
Handelt es sich um noch tiefgreifendere Veränderungen im internen Kommunikationsverhalten wie zum Beispiel bei der Einführung von Yammer, wird externe Begleitung sinnvoll. Und zwar im Sinne von Beratung und Moderation bei den einzelnen Etappen des Entwicklungsprozesses: Am Anfang steht die Analyse der internen Kommunikationsbedürfnisse und die Definition der Anwendungsfälle. Dieser Prozess sollte in einer Abteilungs- und Hierarchien-übergreifenden Diskussion erfolgen; in Workshops. Der nächste Schritt gilt der Definition von Peer-Groups. Sie sollen das neue Kommunikationsbewusstsein kaskadenartig an alle MitarbeiterInnen des Unternehmens herantragen und Kritikpunkte von der Basis an das federführende Projektteam übermitteln. Parallel zu diesen Kommunikationsschleifen sollte in einem abgegrenzten Bereich ein Pilot stattfinden, um die Anwendungsfälle in der Praxis zu erproben.
Nach diesen Vorbereitungen kann es „richtig“ losgehen: eingeläutet von einem Mitarbeiter-Event. Und danach mit weiterer Begleitung in Feedback-Workshops und mit einer Hotline, die nicht nur technische Fragen beantwortet, sondern vor allem inhaltliche Aspekte berücksichtigt.
