In diesem Blog geht es um Interne Kommunikation. In allen ihren Facetten. Mit aktuellen Beispielen. Mit besonderem Augenmerk auf moderne Trends.
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Homeoffice: Die Arbeitswelt ändert sich
In österreichischen Unternehmen wird sich Homeoffice weiter durchsetzen. Am 27. Jänner 2021 veröffentlichte das Arbeitsministerium zwei Leitfäden dazu Leitfaden Homeoffice (bmafj.gv.at) .
Verstärkte Homeoffice-Arbeit wird also eine der Veränderungen sein, die nach der Corona-Krise bleiben wird (Stichwort: Arbeitswelt 4.0). Vor allem auch angesichts der beträchtlichen Vorteile, die Homeoffice für Unternehmen und MitarbeiterInnen bringt: beim Recruiting (Pendler-Probleme fallen weg, die Generationen Y und Z fühlen sich angesprochen), mit schnelleren Reaktionszeiten (wenn MitarbeiterInnen von überall her auf Dokumente und den Workflow zugreifen können - die Stichworte dazu: verteiltes Arbeiten, Globalisierung), mit Produktivitätssteigerungen (im Homeoffice kann konzentrierter gearbeitet werden, Video-Meetings können effizienter abgewickelt werden), durch Einsparungen beim Büroraum und durch Einsparungen bei Reisekosten (mit der Umstellung auf Homeoffice geht der verstärkte und selbstverständliche Einsatz von Videoconferencing-Tools einher).
Change-Prozess Homeoffice
Im April/Mai 2020 gaben 58 % der Unternehmen in Österreich an, ihre MitarbeiterInnen seien von Zuhause aus tätig. Vor der Corona-Krise hatten nur vereinzelt MitarbeiterInnen von Zuhause aus gearbeitet (bei 46 % der Unternehmen) (siehe Statista). Im April 2020 sagten 56 % der „HeimarbeiterInnen“, ungestörtes Arbeiten sei zuhause besser möglich, Kontakte zu den KollegInnen funktionierten hingegen für 79 % besser im Büro (siehe Statista). Im Dezember 2020 schließlich gab es sogar 94 % Zustimmung für Homeoffices; sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite (siehe karriere.at/blog).
So weit, so gut. Freilich: Wenn Homeoffice ein Dauerzustand werden soll, braucht das jedoch Planung und begleitende Vorbereitung.
Welche Themen es zu berücksichtigen gilt:
1. Rechtliche Voraussetzungen mit einer entsprechenden Betriebsvereinbarung. Wichtige Punkte dabei: Ausstattung des Homeoffice, Arbeits- und Reisezeiten, Datenschutz, Schutz von Geschäftsgeheimnissen, Arbeitsschutz, Unfälle und Unfallversicherung, Zugangsrecht, Haftung, Beendigung des Homeoffice, Beteiligung des Betriebsrats. Ein spezielles Thema: Homeoffice im Ausland.
2. Arbeitsplatz: Welche Ausstattung ist notwendig? Wie sieht es dabei mit Fragen der Ergonomie aus?
3. IT-Ausstattung: Internet-Anbindung (WLAN, VPN, Cloud), Monitore, Headsets usw. Sicherheit und Datenschutz spielen hier eine besonders wichtige Rolle.
4. Kommunikationstechnologie: Möglichkeiten der digitalen Kommunikation setzen entsprechende Software und zugehöriges Know-How beim Umgang damit voraus. Videoconferencing-Software ist unverzichtbar (MS-Teams, Zoom, Webex, GoToMeeting usw.). Darüber hinaus sollten weitere Tools bereitstehen (abgesehen von der Zugriffsmöglichkeit auf E-Mails, Intranet und Mitarbeiter-App): Interne Social Media (Yammer, Facebook at Work, Slack usw.) und/oder Messenger (Signal, Threema, Telegram usw.).
5. Ernährung und Gesundheit: Wie können sich die MitarbeiterInnen versorgen? Welche Bewegungsprogramme sind empfehlenswert?
6. Selbstorganisation: Arbeiten im Homeoffice bedeutet für die MitarbeiterInnen Arbeiten unter bisher ungewohnten Bedingungen. Welche unterstützenden Maßnahmen und Trainings sind hier notwendig?
Drei wesentliche Phasen sind dem Change-Prozess zur dauerhaften Einführung von Homeoffice zuzuordnen:
Phase 1: Erarbeiten der rechtlichen Voraussetzungen, der IT-Ausstattung und der Ausstattung des Arbeitsplatzes.
Phase 2: Trainings und Informationsprogramme für die MitarbeiterInnen, um sie mit den Themen Selbstorganisation, Ernährung und Gesundheit im Homeoffice vertraut zu machen.
Phase 3 (die bereits gleichzeitig mit den Phase 1-Vorbereitungen eingeläutet werden sollte):
Kommunikative Einstimmung der MitarbeiterInnen auf die neue Arbeitssituation im Homeoffice, danach laufende Motivations- und Kommunikationsmaßnahmen von Unternehmensseite sowie – vor allem – von Seiten der direkten Vorgesetzten.
Die Hauptlast der Überzeugungsarbeit liegt bei den Chefs
Die direkten Vorgesetzten spielen in der veränderten Arbeitswelt eine tragende Rolle: vor allem, wenn es darum geht, die MitarbeiterInnen auf die Bedingungen von Homeoffice einzustimmen und sie dann auch laufend bei der Stange zu halten. Das Besondere dabei: Auch die Gesetze der Kommunikation ändern sich angesichts von Homeoffice-Bedingungen. Einerseits hinsichtlich der Nutzung der digitalen Kanäle, über die Kommunikation jetzt vor allem erfolgt. Andererseits in Bezug auf die Qualität der Kommunikationsinhalte.
Mit Rücksicht darauf, dass Face-to-Face-Kommunikation im Homeoffice wegfällt, sind Chefs/Chefinnen wohlberaten, wenn sie häufiger als sonst mit ihren Teams kommunizieren. Z.B. empfiehlt es sich – abgesehen von den bisher üblichen Meetings (die jetzt per Videoconferencing) abgewickelt werden – Morgen-Calls einzuführen oder themenbezogene Videomeetings einzuberufen. Ausführliche und gut zugängliche Dokumentationen gehören zum A und O der Kommunikation im Homeoffice. Alle Teammitglieder sollten jederzeit über den gleichen Wissensstand verfügen. Klare Kommunikationsregeln gehören auf jeden Fall für die Homeoffice-Zusammenarbeit mit dazu: Von wann bis wann sollen MitarbeiterInnen erreichbar sein? Wie schnell soll Feedback nach E-Mails erfolgen? U.s.f.
Darüber hinaus ist die Qualität der Kommunikationsinhalte sehr wichtig: Jedes Meeting sollte von einer Small Talk-Runde eingeleitet werden, um die Befindlichkeit aller Teammitglieder zu hinterfragen. Chefs/Chefinnen sind aufgerufen besonders hellhörig zu sein, was Stimmungslage und das persönliche Umfeld der MitarbeiterInnen anbelangt. Gibt es Schulprobleme mit den Kindern? Andere familiäre Schwierigkeiten? Und das Wichtigste zum Schluss: Regelmäßiges Hinterfragen von Maßnahmen, Entscheidungen bei den MitarbeiterInnen gehört im Homeoffice auf jeden Fall dazu. Inklusive dem Erbitten von Verbesserungsvorschlägen und Ideen.
Was Chefs/Chefinnen auf keinen Fall außer Acht lassen sollten: Teamgeist-Fördermaßnahmen. Diese sollten sich nicht nur auf Skype-Afterwork-Runden und dergl. beschränken. Kreativität und Einfühlungsvermögen sind hier in besonderem Maße gefordert.
Tipps und Übungen zu „Führungskommunikation im Homeoffice“ gibt es in einem Workshop am 5. März 2021. Anmeldungen unter: https://ikk.wien .
Fotocredit: Alexandra_Koch/Pixabay
